向高阶主管简报必知的五大要点!

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Smartphone对高阶主管做简报时,重点要放在协助他们更有效率丶更轻松的做决策,做法包括:

说重点
假装你只有五分钟,尽管你被分配到三十分钟,你准备了三十分钟的简报内容,也要假装你只有接下来的五分钟,这样能迫使你简洁扼要的解说他们最关心的事,例如重大的发现丶结论丶重要建议与行动号召。先简明说出这些要点,之後再深入探讨各项辅助数据或次要重点。

提供所需一定要切题
若他们要你提供印尼工厂刚发生的最新资讯,你就先说明这点,之後再谈其他。他们找你做简报,是认为你能填补这块资讯空缺,因此要尽快针对问题回答。

设定期待
一开始就让观众知道,在这场三十分钟的简报,你会先花五分钟做重点摘要,接下来的时间将进行讨论。大多数主管若知道很快就能提问,都会耐心的给你五分钟,让你先报告重点。

制作摘要投影片
以几张摘要投影片,清楚简明的秀出你的主要论点,其他投影片则当作附注说明。你可以运用 10% 的经验法则,如果你有五十页的附注投影片,就只要在一开始秀出五页的摘要投影片。做完摘要简报之後,就可以让观众主导对话。通常高阶主管会想深入探讨有助於决策的论点,这时你可以很快从附注投影片中,找出辅助说明。

排练
简报之前,可先找个曾经成功说服高层主管的人,帮你检视你的简报内容,并给予你中肯的建议,你的讯息是否够简明扼要?摘要投影片是否把所有内容浓缩为可快速浏览的重要见解?是否遗漏了观众想要知道的事项?

听起来有很多事情要做吧?向高层主管团队做简报,不仅是一件极有挑战性丶会让人很有成就感的事,也可能为你开启许多机会。所以,务必精准掌握要点,让这些拥有极大影响力的人成为你的强力後盾。